Menu
Kapsejlads

Oprettelse af stævner i forbindelse med kapsejlads

Noget tekst om oprettelse af kapsejladsaktiviteter

Af: Mikael Jeremiassen - senest ajourført d. 13. december 2019

Indhold

    Ekspandér

    Manage2sail udvikles og opdateres løbende, hvorfor der kan være forskelle i de skærmbilleder og den funktionalitet som er beskrevet i denne vejledning, og det der opleves når man er logget på.

    EVENT DETAILS

    - Basic Info

    Denne fane omhandler opsætning af stævnets stamdata, herunder de informationer der vises når stævnet præsenteres på www.manage2sail.dk.

    • Udfyld relevante felter
    • Name => udfyldes med stævnets navn. Det vil være det navn der fremgår på www.manage2sail.dk.
    • Alias for Info => udfyldes dette felt med stævnets navn, vil link til infoside indeholde stævne navnet:
    • Indsæt Event logo - læs mere om logoer under afsnittet “Documents and Logos”.
    • Event days => indtast datoer for den periode hvor stævnet afholdes.
      Vigtigt at format overholdes - kan indtastes på følgende måder: dd/mm/åååå eller dd-mm-åååå eller dd.mm.åååå.
    • Registration Days => indtast datoer for den periode hvor tilmelding kan foretages.
      Vigtigt at format overholdes - kan indtastes på følgende måder: dd/mm/åååå eller dd-mm-åååå eller dd.mm.åååå.
    • Is visible in info => når dette felt er markeret, er stævnet tilgængelig på www.manage2sail.dk (dvs. det kan fremsøges og vil blive vist i lister) såfremt der også er oprettet en eller flere aktiviteter under “Competition”.
      Det er således muligt at starte oprettelse af et stævne og vente med at vise stævnet på www.manage2sail.dk indtil alle detaljer er lagt ind.
      Bemærk at der kan gå op til en time før at et nyoprettet stævne vises på www.manage2sail.dk.
    • Entry import enabled => behandles ikke i denne vejledning.
      Anvendes til at importere deltagere fx. fra andet system.
    • Xrr import enabled => behandles ikke i denne vejledning.
      Anvendes til at importere deltagere fx. fra andet system.
    • Is Club event => når dette felt er markeret, er stævnet ikke umiddelbart tilgængelig på www.manage2sail.dk - dvs. det ikke kan fremsøges og vil blive vist i lister.
      Stævnet vil blive vist under stævner på klubbens side i Manage2sail.
      Stævnet kan dog tilgås via links som findes under “Tools” - kræver at bruger har følgende rettigheder: Club Admin og Check-in. - disse kan findes under Tools (obs, kræver rettigheder).
    • Place => indtast adresse hvor stævnet afholdes. Bemærk at hvis adresse har været indtastet tidligere kan den let hentes via “Select address”

    GPS => indtast GPS koordinater således at der på stævnets præsentation på www.manage2sail.dk vises et kort med placering af hvor stævnet afholdes.
    GPS koordinater - find dem fx på maps.google.dk - de skal skrives som:
    Longitude (længde) 12.417737 - Latitude (bredde) 55.647301
    Se eksempel på http://sailing.st-software.com/SailingInfo/e/Testevent

    Documents & Logos

    Denne fane omhandler opsætning af dokumenter og logoer.

    • Documents => her uploades generelle dokumenter, fx indbydelse, sejladsbestemmelser, information vedr. camping mm.
      Mere specifikke dokumenter (fx klasse specifik) uploades via ORM Noticeboard (se anden vejledning).
    • Sponsors => mulighed for at uploade logoer, hhv. Sponsor, Partner, Further Partner. Logoerne placeres forskellige steder på stævne-siden - se eksempel der giver et overblik over hvor de enkelte “Sponsor Groups” placeres. Såfremt at der ikke er logoer placeret i Sponsor Group Partner eller Further Partner, vil disse linjer ikke optræde.
    • Event logo for ORM => mulighed for alternativ Event logo til brug i ORM.
      Vises på resultatlister (print) der downloades fra opslagtavlen og indsættes der fra ORNM (se fx https://www.manage2sail.com/en-US/Home/DownloadReport/event/7e954fdd-2e8b-44ab-bc16-8fbf59d0bec0/report/bf5e0914-752a-4356-b416-1baff88bd514 hvor klublogo er til venstre og stævnelogo til højre)
    • Club logo for event => mulighed for at anvende alternativ klublogo end det der er uploadet under klub profilen.
    • Limitation of Liability => tekst skrevet i dette felt vises i forbindelse med at deltagere tilmelder sig stævnet. Deltageren skal acceptere “teksten” før denne kan gå videre med  tilmeldingen. Bemærk at tekst kan kopieres/hentes fra klubprofilen.
    • Disclaimer => tekst skrevet i dette felt vil fremgå af “Disclaimer rapport”, som kan downloades i check-in eller som deltager selv kan downloade i egen profil, såfremt dette er sat op under “Boat Team related”.
      Forslag til tekst på dansk og engelsk:

    Deltagerne deltager i stævnet fuldstændig på deres egen risiko. (Se regel 4, Beslutning om at deltage.) Den arrangerende myndighed påtager sig ikke noget ansvar for materielskade, personskade eller dødsfald, der opstår som følge af eller før, under eller efter stævnet.


    Competitors participate in the regatta entirely at their own risk. See RRS 4,
    Decision to Race. The organizing authority will not accept any liability for material damage or personal injury or death sustained in conjunction with or prior to, during, or after the regatta. 

    • Sponsors for reporting => mulighed for at uploade logoer som vil blive anvendt på de pdf reporter der kan aktiveres i ORM (resultatlister, deltagerlister mm.)
      Bemærk at der her er defineret en maks. størrelser på de logoer der kan anvendes.



    Payments

    Denne fane omhandler opsætning af betaling - muligheder og information.

    Det er vigtigt, inden man går i gang, at man har gjort sig klart hvilke (og hvor mange) betalingsmetoder der skal anvendes i forbindelse med det enkelte stævne. I den forbindelse bør det overvejes om man fx. vil håndtere kontanter ved registrering og om man let har adgang til at tjekke bankindbetalinger. Ligeledes skal man huske at efter stævnet skal der afstemmes og jo flere betalingsmuligheder der er anvendt, jo mere besværlig bliver denne afstemning.

     

    • Udfyld relevante felter.
    • Accepted Currency => vælg DKK.
    • Default VAT => anvendes ikke.
    • Invoice due days => behandles ikke i denne vejledning.
    • Event number => er et system genereret nummer.
    • Order prefix => Indtast tekst eller tal. “Order prefix” vil sammen med “Event number” vil danne en del af et referencenummer på den enkelte tilmelding.
    • Bookkeeping code => et referencenummer, der er dannet ud fra “Event number” og “Order prefix”
    • Payment accepted by => vælg de relevante betalingsmetoder. Vær dog opmærksom på følgende:
      • Cash - kontant betaling i forbindelse med registrering ved stævnet.
      • Bank-wire - er almindelig bankoverførsel. Hvis dette anvendes, så husk at indtaste et kontonummer mm. under “Bank-wire information”.
      • NETS - er online betaling og kan kun anvendes såfremt man har en indløsningsaftale med NETS.
        Opsætning af NETS sker under klubprofil - kræver at bruger har følgende rettigheder: Club Admin.
    • Invoice Address => Udfyld med arrangør navn, adresse og lignende.
      Dette er den afsenderadresse der vil optræde på de fakturaer som deltagerne får i forbindelse med tilmelding. 
    • Bank-wire information => hvis Bank-wire er valgt, så skal der udfyldes relevante bank informationer i dette felt, fx. konto nr. og hvis udlændinge forventes at deltage så også EBAN og SWIFT. Ligeledes er det nyttigt kort at beskrive information om betalings reference. Disse informationer vil fremgå ved tilmelding samt på den faktura der genereres.
    • Additional text => her kan tilføjes yderligere tekst/information som vil fremgå af faktura.




    Boat Team related

    Denne fane omhandler opsætning af registrering i forbindelse med check-in, fx. hvor meget skal tjekkes før registrering af deltager er godkendt.

    Det er vigtigt, inden man går i gang, at man har gjort sig klart hvilken type af registrering man vil foretage i forbindelse med stævnet. Alle felter markeret kræver en avanceret registreringsmodel, hvor meget skal tjekkes og registreres.

    Ingen felter markeret vil være en meget simpel registreringsmodel som stort set ikke kræver nogen registreringer.

     

    • Boat team is approved when => i forbindelse med check-in kan der være forskellige parametre man som arrangør ønsker skal være tjekket (afkrydset/registreret) før deltageren er godkendt (Approved). Når de valgte parametre er afkrydset er den enkelte deltager godkendt (Approved).
      • Checked => anvendes fx. hvis man har tjek af stamdata mm.
      • Paid => anvendes hvis man vil se dokumentation for betaling (bankoverførsel) eller hvis man anvender kontantbetaling.
        Hvis der anvendes online betaling vil denne være markeret.
      • Insured => anvendes hvis man forlanger at se forsikringspapirer.
      • Disclaimer =>anvendes hvis deltager skal underskrive “Disclaimer”.
      • Inspected => anvendes fx. hvis der har været måling.
    • Boat team is ready for ORM when => i forbindelse med synkronisering til ORM kan der være specifikke parametre som ønskes tjekket/registreret før deltageren kan overføres.
      • Checked
      • Paid
      • Insured
      • Disclaimer
      • Inspected
    • Sailor pre-checkin documents => giver mulighed for at deltagere kan downloade “Checkin report”, “Disclaimer” og/eller “Route card” fra deres profil og derefter medbringe disse underskrevet til check-in.
    • National ID for this event => anvendes ikke i DK
    • Document texts (Route card info text) => udfyldes såfremt der i forbindelse med stævnet anvendes “Route card”. 

     

    COMPETITIONS

    I dette afsnit gennemgås sektionen Competitions (konkurrencer) - mhp. at beskrive de muligheder der er for opsætning af konkurrencer i forbindelse med et stævne.

    Competition (konkurrence) skal forstås som en konkurrence eller en aktivitet. Til et stævne kan der være flere konkurrencer (fx. flere klasser) eller aktiviteter som man kan tilmeldes.

     

    Ikke alle afsnit eller felter er nødvendige at udfylde - dem der skal udfyldes er markeret med stjerne (*) - det er ikke muligt at gemme uden at disse felter er udfyldt.

     

    Bemærk teksten på nedenstående skærmbillede:

    The event is being configured and is not visible in Info. Change its status to make it visible.

    Dvs. at så længe at der ikke er oprettet nogle “Competitions”, så vises eventen ikke på www.manage2sail.dk 



    • Klik på knappen “New Competition” for at oprette en konkurrence.
    • Udfyld relevante felter - dem der skal udfyldes er markeret med stjerne (*).
    • Scoring options => vælg relevant Scoring option, fx One design, hvis der er tale om klasse sejlads.
    • Additional Scoring => anvendes hvis man ønsker yderligere scoringsmuligheder - dette anvendes sjældent i DK.
    • Class => vælg relevant klasse. Såfremt klassen ikke findes i tabellen, så find en der ligner (dvs. hvis du søger en en-mands jolle og den ikke er i tabellen, så find en anden en-mands jolle, tilsvarende ved 2-mands joller osv...). 
    • Only for Class Assoc. members => anvendes ikke i DK.
    • Name => udfyld med klassenavn. Det er dette navn der bliver anvendt som klassenavn i forbindelse med stævnet.
    • Alias for Info =>  udfyldes dette vil link til deltagere og resultat side indeholde indtastede navn (fx klasse):
    • Status => vælg relevant status.
      • New - så længe status er “New” er tilmelding ikke muligt.
      • Registration opened - med denne status åbnes der for tilmelding.
      • Closed for registration & running - med denne status kan der lukkes for yderligere tilmelding.
      • Finished - status som kan sættes når stævnet er slut..
      • Canceled - status der markere at aktiviteten er aflyst.
    • Sort order => mulighed for at sortere rækkefølgen i oversigten over klasser.
    • Gender => vælg relevant parameter
    • Scope => vælg relevant parameter
    • Sailors minimal count => minimum antal personer der skal registreres for den pågældende bådtype - er default sat ud fra den bådtype der er valgt. Dette tal kan ændres manuelt. 
    • Sailors maximal count => maksimum antal personer der skal registreres for den pågældende bådtype - er default sat ud fra den bådtype der er valgt. Dette tal kan ændres manuelt.
    • Is seminar => dette felt kan markeres såfremt der er tale om en aktivitet der ikke er sejlads relateret, fx seminar, kursus, møde mm. Markering medfører at der ses bort fra alle sejlads relevante parametre i tilmeldingen.
    • Prefer teamname over Sail number => anvendes ikke i DK
    • Allow Custom Team Flag => Giver deltager mulighed for (i forbindelse med tilmelding) at uploade deres eget team flag
    • Specific Days => giver mulighed for at der for den enkelte klasse kan udvides/indsnævres stævne og registreringsdatoer i forhold til det generelle stævne set-up angivet under “Event Details => Basic Info”. 
      • Competition days -  indtast datoer for den periode hvor stævnet afholdes specifikt for denne klasse/aktivitet. Vigtigt at format overholdes - kan indtastes på følgende måder: dd/mm/åååå eller dd-mm-åååå eller dd.mm.åååå
      • Registration Days - indtast datoer for den periode hvor tilmelding specifikt for denne klasse/aktivitet kan foretages. Vigtigt at format overholdes - kan indtastes på følgende måder: dd/mm/åååå eller dd-mm-åååå eller dd.mm.åååå

     

    • Custom configuration
      Nedenstående parametre kan sættes til forskellige status - Visible, Required, Hidden.
      Afhængig af valgt status vil det have indflydelse på en deltagers tilmelding, altså hvilke informationer vil en deltager vil blive afkrævet.
      Man bør nøje overveje nedenstående punkter i forbindelse oprettelse. Vi har valgt at markere de parametre vi mener er nødvendige med (Required). Om der er flere parametre der skal være required eller om de skal have en anden status, må man selv afgøre - dette er vores anbefaling. Bemærk at markering af nedenstående vil gælde for hele besætningen.
      • Crew member
        • WS ID - World Sailing Sailor ID, anvendes ofte i internationale klasser. Kræver at sejlerne/deltagerne har oprettet et Sailor ID - læs mere på World Sailings hjemmeside. 
        • WS Classification - World Sailing Sailor Classification, anvendes i nogle internationale klasser - læ mere på World Sailings hjemmeside. 
        • Tactician - ønskes taktiker fremhævet.
        • Skipper filled in - ønskes skipper registreret (Required).
        • Represented Country - ønskes land registreret (Required).
        • Club - ønskes klub registreret (bemærk at dette er et krav i forbindelse med DM’er og DS Grandprix stævner) (Required).
        • National ID - anvendes ikke i DK.
        • Date of Birth - ønskes fødselsdato registreret - (kan være et et krav i forbindelse med DM’er og DS Grandprix stævner) (Required).
        • Gender - ønskes køn registreret - - (kan være et et krav i forbindelse med DM’er og DS Grandprix stævner) (Required).
        • Id / Passport Number - ønskes ID/pasnummer registreret.
        • Person Emergency Contact - ønskes kontaktperson registreret. 
      • Contacts
        • Skipper phone - ønskes skipper telefon registreret (Required).
        • Skipper email - ønskes skippes e-mailadresse registreret, bemærk at denne kun er aktiv hvis skipper er valgt ovenfor (Required).








    Er der flere klasser/aktiviteter (se eksempel ovenfor) kan knappen “Change Status” med fordel anvendes når status skal ændres, fx fra “New” til “Registration opened”.





    Fees

    I dette afsnit gennemgås sektionen Fees (gebyrer) - dvs. fanerne Payment Categories, Dates samt Fees - mhp. at beskrive de muligheder der er for opsætning af tilmeldingsgebyrer i forbindelse med et stævne eller en aktivitet.

     

    Payment Categories

    Denne fane giver mulighed for at oprette forskellige betalings kategorier. Det kan fx. være Junior / Senior,  Stor båd / Lille båd eller lignende.

    • Klik på "Plus-knappen" for at oprette en ny kategori.
    • Udfyld med relevant(e) tekster. Klik på  ✔  for at gemme, klik på ✖ for at annullere, klik på skraldespanden for at slette. Skal teksten efterfølgende redigeres, klik på Edit.
    • Bemærk det også er muligt at oprette kategorier baseret på båd længde - dette kan fx. anvendes hvis man har valgt ORC eller IRC under “Competitions - Scoring options”.



    Dates

    Denne fane giver mulighed for at oprette datoer mhp. forskellige tilmeldingsgebyrer ved tilmelding, fx tidlig tilmelding.

    • Klik på "Plus-knappen" for at oprette en ny dato.
    • Udfyld med relevant dato - formatet er dd/mm/åååå. Klik på  ✔  for at gemme, klik på ✖ for at annullere, klik på skraldespanden for at slette. Skal datoen efterfølgende redigeres, klik på Edit.
    • Bemærk det er muligt at oprette så mange datoer som der ønskes - disse vil alle vises i under Fees.

     

    Fees

    Denne fane giver mulighed for opsætning af et simpelt tilmeldingsgebyr eller en mere udvidet model hvor kategori og/eller datoer inddrages.

    Simpel model

    Simpelt tilmeldingsgebyr - dvs. et tilmeldingsgebyr som ikke er opdelt i kategorier eller med mulighed for differentieret betaling i forhold til datointervaller.

     

    • Klik på "Plus-knappen" for at oprette en ny kategori.
    • Udfyld med relevant tekst og beløb. Klik på  ✔  for at gemme, klik på ✖ for at annullere, klik på skraldespanden for at slette. Skal teksten eller beløb efterfølgende redigeres, klik på Edit.









    Udvidet model

    Udvidet tilmeldingsgebyr - dvs. et tilmeldingsgebyr som kan være opdelt i kategorier og/eller mulighed for differentieret betaling i forhold til datointervaller.







    Merchandise Items

    I dette afsnit gennemgås sektionen merchandise, dvs.salg af varer og ydelser i forbindelse med stævne/aktivitet, fx camping, spisning, diverse artikler (t-shirts, …..) 



    Klik på knappen “New merchandise item” for at oprette en vare

    • Udfyld relevante felter
    • Item Number => kun relevant hvis man har brug for et internt id til de varer der sælges, fx et bestillingsnummer hos leverandøren. Bemærk at der kun accepteres tal.
    • Name => navn på varen, det vil være det navn der vises på tilmeldingen/bestillingen
    • Supplier => evt. navn på leverandør
    • Price => pris på varen, det vil være den pris der vises på tilmeldingen/bestillingen
    • VAT => anvendes sjældent
    • Available quantity => antal enheder, vigtigt såfremt der er begrænset antal af varen
    • Max quantity per order => mulighed for at sætte en begrænsning på den enkelte ordre
    • Boat class => mulighed for at begrænse varen til en specifik klasse, fx hvis det er T-shirt med specifik klasse logo (bemærk at Boat class relation ikke vises i oversigt - den findes kun på stamkort)
    • Gem (klik på “Save”) når felterne er udfyldt







    API

    Behandles ikke i denne vejledning.

    .
    Rul til toppen