Vejledning til udarbejdelse af indbydelse

Opdateret: 13. april 2021

Indledning

Nedenstående vejledning er en hjælp til kapsejladsarrangører mhp. udarbejdelse af indbydelser. Vejledningen hænger sammen med "Dansk Sejlunions skabelon til indbydelse" og Kapsejladsreglernes "Tillæg J - Indbydelse og sejladsbestemmelser".

Vejledningen indeholder en gennemgang af de enkelte punkter i skabelonen inkl. kommentarer og alternative formuleringer der kan anvendes samt evt. andre relevante punkter der kan medtages.

Før skabelonen anvendes, er det en god idé først at gennemlæse regel J1 og beslutte hvilke punkter, der er nødvendige.

Principperne for en indbydelse baserer sig på følgende:

1. Indbydelsen bør indeholde alt information som en deltager behøver for at beslutte om man vil deltage i stævnet.
2. Indbydelsen bør indeholde alt information som en deltager behøver inden stævnet for at forberede sig til stævnet.
3. Indbydelsen bør ikke ændre kapsejladsreglerne uden det er nødvendigt. Når regler ændres, skal det ske i henhold til RRS 85.1 ved specifikt at henvise til reglen der ændres og angive ændringen.
4. Indbydelsen bør ikke gentage nogen af kapsejladsreglerne.
5. Indbydelsen bør, når det muligt, bruge ord eller formuleringer fra kapsejladsreglerne.
6. Tilføj [DP] i en regel hvis skønsmæssig straf skal gælde for den pågældende regel (se under forkortelse i introduktion i kapsejladsreglerne).
7. Et tillæg til indbydelsen kan benyttes for yderligere informationer. Eksempelvis DS-forskrifter og NordicSF-forskrifter på engelsk når man forventer international deltagelse.
8. Oversigt over overnatning, sociale aktiviteter osv., skal ikke være inkluderet i indbydelsen, men kan offentliggøres sammen med indbydelsen.

Regelhenvisninger i indbydelsen bruger RRS, NoR og SI for at angive reglens kilde. ‘RRS x’ er en regel i Kapsejladsreglerne. ‘NoR x’ er en regel i indbydelsen, og ‘SI x’ er en regel i sejladsbestemmelserne.

Regel J1.1 kræver at enkelte punkter er inkluderet i alle indbydelser. Punkterne som kræves af regel J1.1 er markeret med en stjerne (*). Se regel J1.2 og J1.3 for andre punkter som skal gælde.

Vælg den ønskede ordlyd hvis et valg eller flere muligheder er vist.

For punkter, som ikke skal anvendes, erstattes teksten med ordene ‘ej anvendt’ el. lign., således at nummereringen ikke skal ændres (herved undgås at henvisninger mellem punkter skal rettes).

Efter at have inkluderet alle de relevante punkter, nummerér alle punkter fortløbende. Sørg for, at regelnumrene er korrekte, hvor en regel henviser til en anden regel.

Vær særligt opmærksom på, at der ikke må være modstrid mellem regler i indbydelsen og regler i sejladsbestemmelserne.

Forside eller overskrift til indbydelsen

J1.1(1)*

• Stævnenavn
• Klasse(r)
• Arrangør
• Sted
• datoer

Kommentar:
Anfør de relevante informationer om stævnets navn, klasser der inviteres (kan evt. være indeholdt i stævnenavnet), den organiserende myndighed (arrangøren), sted (og evt. sejladsområde) samt datoer for stævnets afvikling inkl. evt. udstyrsinspektion, stævnemåling og/eller tune-up sejlads.

1. Regler

1.1 - J1.1(2)*
Stævnet sejles efter de i Kapsejladsreglerne definerede regler inkl. Nordic Sailing Federations og Dansk Sejlunions forskrifter.

1.2 - J1.1(3)*
Desuden gælder følgende regler: <regel- / dokumentnavn>

Kommentar:
Indsæt navnet på yderligere dokumenter samt URL hvor det kan findes. Se punkt (g) i definitionen Regel, fx:
Statutter for Danmarksmesterskaber i sejlsport, se dansksejlunion.dk.

Bemærk at DS-forskrifter og NordicSF-forskrifter ikke skal nævnes her. De er allerede nævnt under punkt 1.1. Klasseregler skal heller ikke nævnes, da de er indeholdt i definitionen regel.

Slet punktet, hvis der ikke skal gælde regler, som ikke er omfattet af definitionen regel.

1.3 - J1.2(2) & J1.3(1)
Reglerne er ændret således:

• RRS 44.1 ændres, så to-runders-straffen erstattes af en en-rundes-straf.
• RRS 35, A4 og A5.1 ændres, så både, der ikke fuldfører inden for 30 minutter efter første båd, noteres ”ikke fuldført”.
• RRS 60.1(a) ændres, så en båd ikke kan protestere mod visse dele af sejladsbestemmelserne.
• RRS 62.1(a) ændres, så en båd ikke kan protestere/anmode om godtgørelse vedr. visse dele af sejladsbestemmelserne.
• RRS A4 og A5.1 ændres, så både, der starter senere end fire minutter efter startsignalet, noteres ”ikke startet”.

Sejladsbestemmelserne kan også ændre andre Kapsejladsregler.

Kommentar:
Vælg de ændringer, som skal gælde, blandt de anførte. Anfør andre kapsejladsregler, klasseregler eller andre regler, som ændres, og beskriv ændringen i hovedtræk.
Vær specielt opmærksom på om regel 44.1 skal ændres, se under punkt 11. Strafsystemer.
I forhold til ændring af RRS 35, A4 og A5.1, vurder om 30 minutter er det relevante antal minutter.

Andre punkter der kan anvendes under punkt 1.3 

• RRS 33 ændres, så det ved mærkeflytning er tilstrækkelig signalering at vise signalflag C og afgive gentagne lydsignaler.
• <Regel> er ændret som følgende: <reformuleret regel>.
  
  

Andre punkter der kan være relevante under punktet Regler:

1.4 - J1.2(8)
Når RRS 20 gælder kan en båd praje om plads til at stagvende ved at indikere dens behov med følgende <kommunikation>.

Kommentar:
Angiv den alternative kommunikation.

1.5 - J1.2(12)
Søvejsreglerne International Regulations for Preventing Collisions at Sea (IRPCAS) erstatter RRS Del 2 fra <tidspunkt > indtil <tidspunkt >.

Kommentar:
Dette punkt indsættes såfremt søvejsreglerne. Indsæt tidspunkter for hvornår søvejsregler gælder.

2. Sejladsbestemmelser

2.1 - J1.3(3)
Sejladsbestemmelserne er tilgængelige på <sted> fra den <dato, tidspunkt>.

Kommentar:
Indsæt sted samt dato og tidspunkt. Sted kan være på en hjemmeside (URL).

Andre formuleringer der kan anvendes under punkt 2.1:

• Sejladsbestemmelserne vil være tilgængelige via <sted og/eller URL> fra den <dato, tidspunkt>. Sejladsbestemmelser vil ikke blive udleveret under registrering.

Andre punkter der kan være relevante under punktet Sejladsbestemmelser:

2.1 (obs. anvendes kun hvis Tillæg S anvendes)
Sejladsbestemmelserne vil bestå af bestemmelserne i Tillæg S, Standard sejladsbestemmelser, og de udfyldte sejladsbestemmelser vil være på den officielle opslagstavle.

Kommentar:
Punktet indsættes hvis Kapsejladsreglerne Tillæg S, Standard sejladsbestemmelser, vil være gældende.

3. Kommunikation

3.1 - J2.1(7)
Den officielle opslagstavle er placeret <URL>.

Kommentar:
Angiv URL. Benyttes kun hvis det er en online opslagstavle. Slet punktet hvis det ikke er aktuelt.

3.2
Når en båd kapsejler, må den hverken udsende eller modtage tale- og datasignaler, som ikke er tilgængelige for alle både, undtagen i nødsituationer.

Anden formulering der kan anvendes som punkt 3.2:

• Fra første varselssignal og indtil båden har fuldført dagens sidste sejlads, må den hverken udsende eller modtage tale- og datasignaler, som ikke er tilgængelige for alle både, undtagen i nødsituationer.

Kommentar:
Vurder hvilken af ovenstående formuleringer der passer bedst til stævnet.

3.3
Kapsejladskomiteen kan benytte VHF-radio til information til deltagerne. Det anbefales derfor at medbringe en VHF-radio. [DP]

Kommentar:
Slet punktet hvis det ikke er aktuelt.

Anden formulering der kan anvendes som punkt 3.3:

• Alle både skal have en VHF-radio ombord med mulighed for kommunikation på <kanal(er)>.

Kommentar:
Angiv kanaler som skal benyttes.

4. Deltagelse og tilmelding

4.1 - J1.1(4)*
Stævnet er åbent for følgende bådklasser: <navn på bådklasserne>.

Kommentar:
Anfør de relevante klasser, DH eller andre kategorier samt evt. krav og/eller begrænsninger vedrørende ret til at deltage. Tilføj eventuelle undtagelser eller andre krav

4.2 - J1.1(5)*
Både, som opfylder betingelserne for at deltage, kan tilmeldes stævnet via <URL>. Indskuddet betales <beskrivelse>. Tilmeldingsfristen udløber <dato>.

Kommentar:
Indsæt en URL (eller information om hvor tilmelding kan ske), beskrivelse af hvor/hvordan indskud betales, tidspunkt for tilmeldingsfrist samt evt. beskrivelse af de betingelse der gælder for betaling.

Andre formuleringer der kan anvendes til punkt 4.2:

• Både, som opfylder betingelserne for at deltage, kan tilmeldes ved at udfylde tilmeldingsblanketten og sende den sammen med indskuddet til <adresse> inden <dato>. 
• Både, som opfylder betingelserne for at deltage, kan tilmeldes stævnet via <URL>.Indskuddet betales med betalings- eller kreditkort via tilmeldingssystemet. Tilmeldingsfristen udløber <dato>.

4.3
For at være tilmeldt et stævne, må en båd have gennemført alle krav i tilmeldingen og have betalt alle indskud.

4.4
Senere tilmeldinger og betaling accepteres på følgende betingelser: <beskrivelse>.

Kommentar:
Angiv betingelser for senere tilmelding eller slet punktet hvis det ikke er relevant.

4.5
Der gælder i øvrigt følgende begrænsninger i retten til at deltage: <beskrivelse>.

Kommentar:
Angiv begrænsninger eller slet punktet hvis det ikke er relevant.

5. Indskud

5.1 - J1.1(5)*
Indskuddet udgør:

Kommentar:
Angiv indskuddet. 

5.2
Øvrige gebyrer:

Kommentar:
Angiv evt. øvrige gebyrer. Slet punktet hvis det ikke er relevant.

6. Reklame

6.1 - J1.2(5)
Både kan blive pålagt at føre reklamer valgt og udleveret af den organiserende myndighed. [DP]

Kommentar:
Slet punktet hvis det ikke er relevant.
Se Worlds Sailing Regulation 20, Advertising Code.

Hvis man er sikker på at reklamer skal anvendes kan denne formulering anvendes i stedet:

• Både vil blive pålagt at føre reklamer valgt og udleveret af den organiserende myndighed.

7. Tidsplan

7.1 - J1.1(5)*
Registrering:
Registrering kan ske <beskrivelse> fra <dato, tidspunkt> til <dato, tidspunkt>.
Alle både skal være registreret inden varselssignal for den første sejlads, som båden deltager i.

Kommentar:
Indsæt de relevante oplysninger.

7.2 - J1.1(6)* & J1.3(5)
Sejladsdage og antal sejladser:

• Dato
• Klasse(r)
• Antal sejladser
• Antal planlagte sejladser pr dag
• Maks. antal sejladser pr dag

Kommentar:
Indsæt evt. et skema med det planlagte antal sejladser i alt og for hver dag. Hvis stævnet består af kvalifikationssejladser og finalesejladser skal det fremgå af skemaet.

7.3 - J1.1(6)*
Varselssignalet for den første sejlads hver dag er planlagt afgivet <tidspunkt>.

Kommentar:
Indsæt tidspunkt. Tilføj også tidspunkt for evt. tune-up sejlads. Slet punktet hvis det ikke er relevant.

7.4 - J1.3(7)
På stævnets sidste planlagte sejladsdag vil der ikke blive afgivet varselssignal senere end <tidspunkt>.

Kommentar:
Indsæt tidspunktet, hvis det er hensigtsmæssigt for deltagerne at vide tidspunktet inden stævnet. Indsæt tidspunkt. Slet punktet hvis det ikke er relevant.

Andre punkter der kan være relevante under punktet Tidsplan:

7.5 - J1.2(1)
Udstyrsinspektion og stævnemåling:

• Dato
• Tid
• Sted

Kommentar:
Anfør plan og procedure for udstyrsinspektion og stævnemåling.

8. Udstyrsinspektion

8.1 - J1.2(1)
Gyldigt <beskrivelse> skal kunne dokumenteres ved registrering.

Kommentar:
Angiv beskrivelse, fx startlicens, kapsejladslicens, målebrev eller klassebevis. Gyldighed af kapsejladslicens/målebrev/klassebevis kan verificeres på www.websejler.dk.

Andre punkter der kan være relevante under punktet Udstyrsinspektion:

8.2
Der gælder endvidere følgende bestemmelser om udstyrsinspektion og stævnemåling: <beskrivelse>.

Kommentar:
Beskriv eventuelle yderligere krav.

8.3
En båd skal overholde regel 78.1 fra <dato, tidspunkt> og indtil båden har fuldført stævnets sidste sejlads.

Kommentar:
Indsæt dato og tidspunkt.

9. Sted

9.1
Stævnet gennemføres fra <beskrivelse>.

Kommentar:
Anfør stævnets hjemhavn, hvis det er relevant.

9.2
Banen er beliggende <beskrivelse>.

Kommentar:
Anfør hvor banen eller banerne udlægges eller angiv anden relevant beskrivelse af baneområdet.

10. Banerne

10.1 - J1.3(4)
Der sejles på en <beskrivelse>.

Kommentar:
Angiv banetype, fx. op/ned bane, trapez-bane, trekant-bane, distancebane eller andet banesystem.

11. Strafsystemer

11.1 - J1.3(6)
RRS 44.1 ændres, så to-runders straffen erstattes af en en-rundes straf.

Kommentar:
Vurder nøje om det er relevant at ændre to-runders straffen til en en-rundes straf for de klasser der deltager. Typisk vil det være relevant at ændre til en en-rundes straf for langkølede både, high-performance joller, flerskrogsbåde samt foilende klasser. Slet punktet hvis det ikke er relevant.

Anden formulering der kan anvendes som punkt 11.1:

For <klasse(r)> ændres RRS 44.1, så to-runders straffen erstattes af en en-rundes straf.

11.2
Tillæg P - Specielle procedurer for RRS 42 - gælder for <klasse(r)>.

Kommentar:
Angiv hvilke klasser Tillæg P gælder for. Slet punktet hvis det ikke er relevant.

12. Pointgivning

12.1 - J1.3(5)
<antal> sejladser er krævet for at udgøre en serie.

Kommentar:
Indsæt antal.

12.2 - J1.3(5)
RRS A5.3 gælder.

Kommentar:
Benyttes typisk for serier hvor antal startende både kan variere betydeligt, fx aftensejlads serier i klubber. Vurder nøje om A5.3 skal gælde - og husk at slå det til i resultatberegning hvis det vælges. Slet punktet hvis det ikke er relevant.

13. Ledsagebåde

13.1
Ledsagebåde med støttepersoner til deltagerne, skal <beskrivelse>. [DP]

Kommentar:
Anfør evt. krav om registrering af ledsagebåde samt evt. krav om afstand samt mærkning med klubstander, nationsflag eller numre på tilknyttede både, eller slet punktet, hvis det ikke er relevant.

Anden formulering der kan anvendes som punkt 13.1:

• Støttepersoner, skal holde sig på en afstand af minimum <antal> meter af alle kapsejlende både, og må i denne periode ikke være i kontakt med disse.

14. Placering af både

14.1
Bådene skal placeres på de anviste pladser. [DP]

Kommentar:
Slet punktet, hvis bådene ikke skal placeres på anviste pladser eller afgrænsede områder.

15. Begrænsninger for optagninger

15.1
Kølbåde må ikke tages op i løbet af stævnet, med mindre det sker i overensstemmelse med kapsejladskomitéens skriftlige betingelser og godkendelse. [DP]

Kommentar:
Erstat kapsejladskomité med den tekniske komité hvis det er relevant.
Slet punktet ved kite-, vindsurf- og jollestævner eller hvis det i øvrigt ikke er relevant.

16. Dykkerudstyr og plastikbassiner

16.1
Dykkerudstyr, plastikbassiner og tilsvarende udstyr må ikke anvendes i nærheden af kølbåde efter klarsignalet til den første sejlads og indtil efter sidste sejlads. [DP]

Kommentar:
Juster forbudsperioden om nødvendigt.
Slet punktet ved kite-, windsurf- og jollestævner eller hvis det i øvrigt ikke er relevant.

Andre formuleringer der kan anvendes i 16.1.

• Kølbåde må ikke rengøres under vandlinjen mens stævnet varer.
• Kølbåde må ikke rengøres under vandlinjen fra <dato, tidspunkt> til <dato, tidspunkt>.

17. Databeskyttelse

17.1 - J1.2(10)
<beskrivelse>

Kommentar:
Angiv hvordan arrangøren overholder GDPR. Link til eventuel privatlivspolitik.

18. Ansvarsfraskrivning

18.1
Deltagerne deltager i stævnet fuldstændig på deres egen risiko. (Se RRS 3, Beslutning om at kapsejle.) Den arrangerende myndighed påtager sig ikke noget ansvar for materielskade, personskade eller dødsfald, der opstår som følge af eller før, under eller efter stævnet.

19. Sikkerhed

19.1
RRS 40.1 gælder fra båden forlader land og indtil den returnerer til land: Alle deltagere skal være iført personligt opdriftsmiddel, undtagen når der kortvarigt skiftes eller rettes på beklædning eller personligt udstyr. Våddragter og tørdragter anses ikke for personlige opdriftsmidler

Kommentar:
Specielt relevant ved kite-, vindsurf- og jollestævner.

20. Forsikring

20.1
Hver deltagende båd skal være omfattet af en gyldig tredjeparts ansvarsforsikring med en minimumsdækning på <beløb> DKK pr. hændelse eller tilsvarende i anden valuta. Arrangøren påtager sig intet ansvar i forbindelse med skader forvoldt af de deltagende både.

Kommentar:
Anfør krav til forsikringen, herunder beløb, eller slet teksten, hvis der ikke gælder sådanne krav. Anfør evt. også, hvilken dokumentation der kræves.

Anden formulering der kan anvendes som punkt 20.1 hvis der er behov for opdeling i skade på person hhv. ting:

• Hver deltagende båd skal være omfattet af en gyldig tredjeparts ansvarsforsikring med en minimumsdækning på <beløb> DKK ved skade på person og <beløb> DKK ved skade på ting pr. hændelse eller tilsvarende i anden valuta. Arrangøren påtager sig intet ansvar i forbindelse med skader forvoldt af de deltagende både.

21. Præmier

21.1 - J1.3(10)
Der uddeles følgende præmier: <beskrivelse>

Kommentar:
Anfør omfang af præmier, evt. vandrepræmier mv.

22. Yderligere information

22.1
Yderligere information fås <beskrivelse>.

Stævneleder:
Baneleder:
Protestkomité:

Kommentar:
Angiv hvor yderligere information kan findes, fx stævnehjemmeside. Anfør relevante kontaktpersoner og kontaktdata (fx tlf. og e-mailadresse) samt navn på baneleder og formanden for protestkomitéen, evt. hele protestkomitéen.

Andre formuleringer til punktet "Yderligere information"

Arrangørerne agter at følge de til enhver tid gældende restriktioner og retningslinjer i relation til Covid-19. Dette kan have indflydelse på afviklingen af stævnet såvel på land som til vands og derfor skal program og indbydelsen tages med forbehold herfor. Såfremt de gældende restriktioner ikke gør det muligt at afvikle stævnet på sportslig fair vis, eller en sportslig fair afvikling vil påkræve uforholdsmæssigt store omkostninger, kan arrangørerne vælge at aflyse stævnet. I tilfælde af aflysning, vil stævnegebyret i videst muligt omfang blive tilbagebetalt, idet arrangørernes ikke-refunderbare omkostninger dog vil blive modregnet før tilbagebetaling.

Kommentar:
Juster teksten så det passer til de givne forhold. Udelad punktet hvis det ikke er relevant.