Den gode overdragelse - 6 råd og 1 workshop
I alle klubber er der udskiftning af frivillige i bestyrelser, udvalg og folk med andre opgaver. Få inspiration til den gode overdragelse og hvordan du motiverer.
Overdrag dine opgaver med succes
Du kan gøre det lettere for dig selv, når du skal finde nye frivillige - enten den, der skal afløse dig selv - eller andre steder i klubben. Nedenfor får du 6 konkrete råd, som du kan bruge til at gøre rekrutteringen lettere og sikre den gode overdragelse af opgaverne.
Find konkrete anbefalinger herunder i de grønne bokse
1: Beskriv opgaven
Beskriv de opgaver, der skal løses - af fx formand, træner eller turudvalgsmedlem.
Tag dem én ad gangen. Det kan evt. gøres på et udvalgsmøde som et fast punkt. På den måde får din klub et overblik over opgaverne og har lettere ved at få 'solgt' positionen til en ny frivillig.
Brug skemaet nederst på siden.
2: Spørg den rette
Tag fat i den person, du kan se kunne blive din afløser.
Det er forbundet med noget positivt, når andre anerkender vores evner. Så når vi bliver opfordret til at overtage en post, vil de fleste være positive over for ideen.
Så kig rundt og meget gerne på dem, der er lidt yngre end dig. En som du tænker kan løse opgaven - måske med lidt hjælp fra dig i starten.
3: Vær positiv
Fortæl hvilke positive ting du har lært som frivillig i klubben. Ved at sige det højt, hvor du kommer, vil du skabe større interesse klubarbejdet.
Vi har alle lyst til at være en del af en succes og blive dygtigere.
Vær bevidst om at fremhæve det positive, når du mødes med nye i klubben. På den måde primer du nye frivillige.
4: Timing
Det har en stor betydning, hvornår på året du søger nye frivillige.
Spørg den nye frivillige på det tidspunkt, hvor der er færrest opgaver i løbet af året. På den måde bliver det en rolig start, og du har tid til at hjælpe med at få sat den nye ind i opgaverne.
Hvis du smider dine opgaver, når der er allermest tryk på, giver du den nye en meget dårlig start.
5: Byt opgaver
Hvis du står med ansvaret for nogle opgaver, som den nye ikke vil trives med, så overvej om opgaverne kan løses af andre.
Vi kommer med forskellige kompetencer og erfaringer. Det er vigtigt at vi udnytter de ressourcer på bedste måde.
Så når der kommer et eller to nye medlemmer i bestyrelsen, kalder det på at I lige ser om opgave-kortene er fordelt rigtigt.
6: Ros og støt
Gør overgangen for din afløser lettere. Det gør du ved at anerkende og støtte.
Overvej hvad du selv har haft af udfordringer og tilbyd din hjælp lige der.
Del telefonnumre på vigtige kontakter hos fx kommunen, banedommere eller i erhverslivet.
På den måde gør du livet lettere for den nye og din store erfaring kommer til nytte.
I nedenstående Excel-filer kan man skabe et overblik ift. opgaveoverdragelse på et simpelt niveau.
Download redskaber til overdragelse
Workshoppen "Den gode overdragelse"
Står man med en større overdragelse af opgaver i fx et udvalg, kan man med fordel holde en workshop for at inddrage frivillige og afdække muligheder for enten at rekonstruere eller omstrukturere et udvalgs opgaver.
Herunder kan du downloade filer og dokumenter til en workshop, som kan afholdes på en weekenddag. Hvis klubben har brug for en facilitator til at afholde workshoppen, kan Dansk Sejlunions erfarne klubkonsulenter tilbyde at afholde workshoppen i en mere komprimeret form på en hverdagsaften.
(*Vejledning til Excel-fil: Der er noteret en række 'fiktive' "x-er" samt tal i mange celler. Dette er eksempler, så du kan se, hvordan celler i hhv højre side og i bunden af Excel-filen opdateres, når celler under hver frivillig kombineret med funktioner/opgaver har indhold som enten tekst eller tal).