Guide til byggeproces

Intro

Når klubben skal i gang med en byggeproces, er der mange ting, der er værd at overveje, huske og tage stilling til.

Det gælder både, hvis man ønsker et nyt og måske større klubhus, eller hvis det eksisterende klubhus skal renoveres eller udvides.

Vi har derfor lavet denne guide til byggeprocessen med tips og råd til, hvad du med fordel kan overveje og gøre i processen.

Der er generelle forhold, som vil være relevant at være opmærksom på som klub i de fleste byggeprocesser. Det er vigtigt at sige, at det ikke er en udtømmende liste, da en byggeproces afhænger meget af det konkrete projekt, lokale forhold, om klubhuset er ejet eller lejet m.m.

Derudover har vi også lavet en guide til finansiering om muligheder for at skaffe midler til både større og mindre byggeprojekter i klubben, samt links til udvalgte fonde, og hvad der er godt at overveje i en eventuel fondsansøgningsproces.

Det gælder dog også her, at listen ikke er udtømmende men af mere generel karakter.

Vi har været i kontakt med forskellige klubber, som for relativt nylig har været igennem en byggeproces, enten alene eller sammen med andre klubber.

Til inspiration kan du læse lidt om deres byggeproces, se tegninger af det færdige projekt og få de 3 gode råd til andre klubber, der skal i gang med at bygge.

Udover at finde inspiration her og hos andre klubber, vil vi også anbefale, at søge råd og vejledning til både byggeproces og finansiering hos egen kommune allerede i idefasen.

Egen kommune

Kommunen har en central rolle i byggeprocessen.

I idefasen kan kommunen være en guldmine af viden og rådgivning for jer som potentiel bygherre. Kommunen ved hvad den kan være behjælpelig med, og hvad man skal være opmærksom på lige netop i den kommune.

Vær især opmærksomme på råd/krav i relation til ansøgning om byggetilladelse, behandlingstid, mulig finansiering og samspillet i de forskellige forvaltninger. Timing i relation til budgetår og valgperioder kan også få indflydelse.

En forhåndsdialog vil også i nogle tilfælde give inspiration ift. valg af entreprenør og valg af evt. bygherrerådgiver.

Undersøg om kommunen kan:

• Give tilskud til finansiering.
• Give en skriftlig støtte til byggeprojektet, som kan bruges i fondsansøgninger.
• Stille sikkerhed for lån, eller hjælpe med forsikringer i byggeperioden.
• Stille grund til rådighed.
• Hjælpe med driftsudgifter.
• Rådgive ad forståelse af love og regler af relevans for byggetilladelse og ansøgning.
  
  

Idefasen: Idéudvikling, inspiration og brugerinddragelse

Inden I for alvor går i gang med byggeprojektet, vil det være en god ide at blive helt afklaret ift. hvilken form for projekt I skal i gang med, og hvilke ønsker brugerne (både nuværende og potentielle) har til den færdige bygning/facilitet.

Vi anbefaler derfor, at man til en start holder møder med foreningens medlemmer, evt. relevante lokale borgere og kommunen. Det kan også være en ide at søge inspiration hos andre klubber, som har været igennem en lignende byggeproces.

I idefasen vil det f.eks. være relevant at overveje:

• Hvilken type klub er I? – antal medlemmer, bådtyper, aktiviteter
• Hvor vil I gerne hen og hvad vil I gerne have plads til?
• Hvem er projektet interessant for? Aktive i klubben. Medlemmer i klubben. Brugere af havnen/kysten/søen/åen. Kommunens skoler og institutioner. Kommunal eller privat genoptræning. Turister. M.fl.
• Mulige samarbejdspartnere? Er der andre, der har brug for et nyt klubhus. Andre der har brug for at have ro/kajak/sejlklub i nærheden - f.eks. kajakudlejer, kursusudbyder?
• Hvilke krav er der til huset/faciliteten?
• Hvilke aktiviteter skal vores hus kunne rumme?
• Hvad kan klubbens medlemmer selv lave/gøre og hvad skal I have ekstern hjælp til?
• Hvem er projektteam og hvilke roller er der i relation til byggeprojektet? Bygherre, bygherrerådgiver, kommune, lokal støtte/modstand.
• Er der krav til tidsplan eller særligt komplekse forhold, som påvirker projektstyring?

Tegninger

I ideudviklingsfasen vil det være godt at lave en råskitse af det, I ønsker at opføre. En hjemmegjort tegning kan være tilstrækkelig på dette tidspunkt i processen, så I kan bruge den som et dialogredskab med dem, I taler med om projektet.

Hvis faciliteten er på kommunal jord, vil det være godt at sende skitse til kommunen og inddrage den allerede nu. Og samme råd gælder også ofte, når foreningen selv er jordejer.

Når I skal til at søge finansiering til byggeprojektet f.eks. hos fonde, vil det ofte gavne at få lavet en professionel tegning af projektet.

Lokalplaner og reglementer

Det er vigtigt at sikre sig, at der er overensstemmelse imellem det, I vil lave og de regler, der er gældende for det geografiske område, hvor byggeprojektet er placeret. Det kan eksempelvis være krav til maks. højde på bygninger. Tjek det i kommunens lokalplaner. Hvis der ikke er lavet en lokalplan for jeres aktuelle område, er næste trin at tjekke den aktuelle kommuneplan og udviklingsplaner.

Afhængigt at den geografiske placering, kan det også være, at det er relevant at tjekke regler for strandbeskyttelseslinjen, byggeri ved havne og lignende. Dialogen med kommunen står stærkere med et godt forarbejde.

Fundraising

Undersøg hvilke fonde, som kunne være relevante til jeres projekt. Tjek om de har forventninger til projektet eller til at blive inddraget i processen. Vent med den egentlige fondsansøgning, til I er helt klar på, hvordan projektet skal se ud.

Indhent overslagspris (evt. betal for) en pris fra en entreprenør/håndværker /leverandør for at få et indtryk af hvilket beløb, I skal fundraise. Ved større projekter skal et egentligt udbudsmateriale først laves sammen med bygherrerådgiver i forbindelse med projektering

Projektets karakter og omfang kan betyde, at det på dette tidspunkt i processen kan være nyttigt med mere end blot en håndskitse. Undersøg hos de fonde, I vil ansøge, hvad de har af forventninger til jeres tegningsmateriale.

Læs også vores tips og råd til finansiering her

Tidsplan

Det er godt at lave en tidsplan for projektet, hvor I også tager højde for myndighedsbehandlinger, f.eks. når I skal søge om byggetilladelse.

Budget og finansieringsplan

Budget og finansieringsplan er vigtige for at skabe overblik og for at alle ender mødes.

Her er et par eksempler på budgetskemaer:

• Randers Kommune har lavet et budgetskema uden tal
  
• Realdania har i deres byggeguide et konkret eksempel på, hvordan et budget kunne sættes sammen

Godkendelse i foreningen

Sørg for at få noteret i et referat fra et bestyrelsesmøde eller evt. en generalforsamling, hvad I har besluttet i forhold til projektet. Det kunne være omfanget og den forventede økonomi til opførelse og drift. Tjek evt. krav hertil i klubbens vedtægter.

Projektering og samarbejde med bygherrerådgiver

Beslut, hvem der skal styre og sikre byggeprocessen.

Er der brug for en bygherrerådgiver? Selv små projekter kan kræve professionel viden og erfaring, så tidsplan, budget og diverse regler overholdes, og I som bygherre får lavet gode kontrakter.

Byggetilladelse

En byggetilladelse er ifølge loven kun gyldig 1 år fra udstedelse.

Den kan ikke fornyes, men forudsætter i så tilfælde en ny ansøgning. Vær opmærksom på at prisen for en byggetilladelse afhænger af kommunen, og kan hænge sammen med sagsbehandlerens tidsforbrug på sagen, samt at en manglende byggefuldførelse også kan koste.

Sørg derfor for, at byggeansøgningen indeholder alle oplysninger utvetydigt fra start.

Hvad kan Dansk Sejlunion tilbyde?

Udover vores anbefalinger og råd her på siden, kan vi også tilbyde:

• En skriftlig støtteerklæring til et større byggeprojekt til brug ved f.eks. fondsansøgninger.
• Rentefrit lån hos DIF gennem Dansk Sejlunion
• Link til afsnit om rentefrit lån
• Rådgivning i sager, der er ekstra komplicerede, f.eks. hvis der er udfordringer med samarbejde med kommunen.
• Henvisning til andre klubber, som har stået i en lignende situation for sparring.

Vi har desværre ikke mulighed for at tilbyde juridisk eller økonomisk rådgivning.

Anden inspiration

Vi anbefaler:

1. ”Håndbog i projektudvikling” udgivet af Realdania.
   Det er 76 sider, der i letlæselig form giver godt overblik. På side 60-64 ses bl.a. eksempel på budget for anlæg, finansieringsskema og driftsbudget.
2. Byggeguide fra Randers Kommune. Det er ni sider med praktisk fokus på detaljeniveau med bl.a. links til den lokale kommuneplan, udviklingsplaner, kontaktformular til forhåndsdialog mv. Her kan I også inspireres til præsentation af jeres projekt i relation til fundraising. På side 8 ses skema for overordnet budget.