Kapsejladsbureau
Bureauet ved en kapsejlads er bindeleddet mellem organisationen, deltagerne og omverdenen. Der er her deltagerne registreres og dokumenter udveksles.
Bureauets rolle ved en kapsejlads?
Det er i bureauet at deltagerne registrerer ved ankomsten, fremviser diverse dokumenter, får udleveret eventuelle formularer. Det er også her anmodninger om høringer (protestskemaer) mv. indleveres.
Det er også bureauets opgave at servicere protestkomitéen. Det betyder bl.a. at bureauet skal være bemandet indtil protestkomitéen har afsluttet dagens arbejde.
Endeligt er bureauet et "servicecenter" for deltagere og andre interesserede.
Arbejdet i bureauet er således meget alsidigt. Ofte er der mange bolde i luften og der er mange forskellige dokumenter at holde styr på. Det er derfor vigtigt, at bemandingen er gearet til de mange opgaver og udfordringer.
Dokumenter der anvendes i forbindelse med arbejdet på banen - dvs. banerapport, mærkerundingsliste, måltagningslister osv. - findes under punktet "Baneledelsen".
Dokumenter der anvendes i forbindelse med høringer findes under punktet "Protestkomitéen".
Medlemskab af klub
Skema til registrering af besætningers klubtilhørsforhold (skal bl.a. registreres ved DM’er).
Ved mesterskabssejladser (f.eks. DM'er) skal denne formular udfyldes, underskrives af skipperen og afleveres inden sejladserne begynder. Dette gælder også for udenlandske deltagere.
Låneerklæring
Såfremt en deltager ønsker at sejle i en lånt båd, skal der foreligge en låneerklæring. Bemærk at denne låneerklæring skal underskrives af såvel bådens ejer som af bådens låner.
Manglende klassebevis/målebrev
Såfremt en deltager ikke kan fremvise klassebevis/målebrev, skal denne formular udfyldes inden første sejlads.
Når deltagere registrerer i bureauet inden 1. sejlads, skal de forevise et gyldigt klassebevis, certifikat eller målebrev. Det hænder, at en deltager har glemt ovennævnte dokument. I så fald skal denne erklæring udfyldes og underskrives inden sejladserne begynder. Deltageren skriver under på at hun/han fremskaffer det manglende dokument i overensstemmelse med nedenstående kapsejladsregel:
Regel 78.2
Når en regel kræver fremvisning af et gyldigt certifikat eller verifikation af dettes eksistens før en båd kapsejler, og dette krav ikke kan opfyldes, kan båden kapsejle, forudsat at kapsejladskomitéen modtager en erklæring, underskrevet af den person, der har myndigheden om bord, om at der eksisterer et gyldigt certifikat. Båden skal fremvise certifikatet eller verificere dets eksistens over for kapsejladskomitéen inden begyndelsen af den sidste dag i stævnet, eller i den første serie i stævnet, hvilket der måtte være først. Straffen for brud på denne regel er diskvalifikation fra samtlige sejladser ved stævnet uden en høring.
Dansk Sejlunion forskrift til regel 78.1:
Enhver båd, der har DS som sin nationale myndighed, skal ved deltagelse i enhver kapsejlads, såvel i som udenfor Danmark have gyldig(t) klassebevis, målebrev eller startlicens udstedt af DS eller en anden organisation anerkendt af DS til dette.
Anmodning til kapsejlads- eller protestkomitéen
Skema der anvendes ved anmodninger fra deltagere til kapsejladskomitéen eller protestkomítéen.
Dette skema anvendes i situationer hvor en deltager f.eks.:
- ønsker at udskifte besætning
- mener at der er en fejl på resultatlisten
- har en anden anmodning til kapsejladskomitéen eller protestkomitéen
Når formularen er modtaget i bureauet gives den videre til enten stævnelederen, banelederen eller formanden for protestkomitéen.
Protestfristen udløber
Skema til opslagstavlen om protestfrist.
Når dagens sidste sejlads (for klassen/klasserne) er afsluttet meddeler banelederen tidspunktet og hvornår protestfristen udløber. Bureauet udfylder herefter denne formular og sætter den hurtigst muligt op på den officielle opslagstavle.
Ved nogle stævner kan der være flere klasser på vandet og der kan evt. være forskellige protestfrister. Er dette tilfældet indsættes de specifikke tidspunkter ud for hver klasse. Her er det vigtigt, at protestfristen for en klasse bliver offentliggjort hurtigst. Hver gang en ny protestfrist meddeles, skrives denne på opslaget, således at alle protestfrister til sidst står på opslaget.
Udgå efter at have fuldført
Skema, der skal udfyldes af deltagere hvis de udgår efter at have fuldført en sejlads.
Ønsker en deltager at udgå af en sejlads efter at hun/han har fuldført den pågældende sejlads, skal deltageren skrive sig på denne liste inden protestfristens udløb. En kopi af listen gives til resultatberegningen efter protestfristens udløb.
Straffe taget på vandet
Skemaer der skal udfyldes af deltagere, hvis de har påtaget sig "En-rundes straf" eller "To-runders straf".
En-rundes straf liste (RRS 44.2)
Nogle Sejladsbestemmelser foreskriver, at en deltager, der har taget en "Én - Runde Straf", skal skrive dette på denne liste inden protestfristens udløb.
Efter protestfristens udløb gives en kopi af listen til protestkomitéen.
To - Runders Straf liste (RRS 44.2)
Nogle Sejladsbestemmelser foreskriver, at en deltager, der har taget en "To-runders straf", skal skrive dette på denne liste inden protestfristens udløb.
Bemærk: I nogle tilfælde ændre sejladsbestemmelser eller klasseregler "To-runders straffen" til en "En-rundes straf".
Er dette tilfældet tilrettes skemaet tilsvarende.
Efter protestfristens udløb gives en kopi af listen til protestkomitéen.
Indkvartering og rejsegodtgørelse
I forbindelse med stævner, hvor der kommer officials udefra, bør den arrangerende klub sørge for, at der er ordentlig indkvartering. Det er klart, at det er arrangøren der står for betaling af indkvarteringen.
Udefra kommende officials skal naturligvis have fuld forplejning under opholdet og inviteres til evt. sociale arrangementer i forbindelse med stævnet. Endvidere betaler arrangøren rejseudgifter til de udefra kommende officials. For at undgå misforståelser, anbefales det, at kilometer taksten for kørsel i bil er aftalt inden stævnet.
Arrangøren bør allerede ved stævnets begyndelse refundere rejseomkostningerne til de udefra kommende. Det er noget rod at ordne dette efter præmieoverrækkelsen når stævnet er forbi. Rejsegodtgørelse bør kun overføres pr. e-banking når dette specifikt er aftalt.
